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1. 目的
為確保集團公司、二級集團公司、三級公司文件和檔案管理的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本管理制度。
2．范圍
本制度適用于集團公司、二級集團公司、三級公司與安全有關(guān)的文件和檔案的管理。
3．職責
集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室分別負責各自公司文件和檔案的管理。
4．要求
4.1 公文管理
4.1.1 收文程序
4.1.1.1 集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室簽收公文后，應(yīng)及時逐件拆封核查，分類登記。
4.1.1.2 集團公司、二級集團公司、三級公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室保存。
4.1.1.3 上級機關(guān)和業(yè)務(wù)單位的公文一律由集團公司、二級集團公司、三級公司辦公室負責簽收，任何部門或個人不得私自截留。
4.1.1.4 各部門向公司遞交的請示報告等文件，一般由辦公室簽收后按程序辦理。
4.1.2 發(fā)文辦理
公司對外行文由主辦部門擬稿，經(jīng)辦公室核稿后，送呈公司負責人簽發(fā)后對外發(fā)文。公司分管領(lǐng)導簽發(fā)后，辦公室再次校對無誤后按規(guī)定紙張打印文件，加蓋印章后將文件發(fā)出。
4.1.3 立卷與歸檔
對于辦理完畢的文件，應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.2 檔案管理
4.2.1 檔案保管
各部門將需保管的資料移交給辦公室，由其歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。保管時應(yīng)注意檔案安全，做好防火、防盜、防蟲、防霉、防鼠、防失，以確保檔案的安全性和完整性。
4.2.2 檔案保管方法
4.2.2.1有統(tǒng)一的分類標準，將文件分門別類。
4.2.2.2采用目錄制，即總目錄，分目錄，文件名，并編號。
4.2.2.3目錄須能按照文件編號，制定日期和批復(fù)及文件更改。
4.2.3 借閱、調(diào)閱和復(fù)印
4.2.3.1 權(quán)限
董事長、總經(jīng)理可調(diào)閱公司所有檔案；副總經(jīng)理可以調(diào)閱分管工作檔案；部門負責人可調(diào)閱本部門檔案；其它情況調(diào)閱檔案一律憑審批手續(xù)調(diào)閱相關(guān)檔案。
4.2.3.2 流程
借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，并如期歸還，到期如因工作需要不能歸還應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。因工作需要，需長期借閱的文件、圖紙等檔案，在工作結(jié)束后，應(yīng)全部歸還辦公室，由辦公室負責整理歸檔。
復(fù)制絕密、機密檔案報主要公司分管領(lǐng)導審批；普通檔案由部門負責人審批。
借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。查閱檔案，必須遵守保密工作制度。
4.2.4 檔案銷毀
超過保管期限的檔案，由辦公室依據(jù)檔案的保管期限，報主要負責人審批后銷毀。監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。
4.2.5 保存期限
除法律法規(guī)對檔案、文件、記錄保存期有要求的，按法律法規(guī)的要求執(zhí)行，一般檔案記錄保存期限三年，技術(shù)檔案和絕密檔案記錄保存期為永久。
5．相關(guān)記錄
《檔案調(diào)閱/復(fù)印登記表》
注：依據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》（GB/T33000-2016）編寫。
